Организация и контроль внутриобъектового режима в торговом предприятии

Построение эффективной системы безопасности торгового предприятия невозможно без организации пропускного и внутриобъектового режима, которые являются обязательными элементами системы предотвращения и минимизации потерь предприятия розничной торговли. В настоящей статье хотелось бы акцентировать внимание на внутриобъектовом режиме, как на системе построения профилактических мероприятий направленных, в первую очередь, на минимизацию возможностей совершения хищений персоналом торгового предприятия.

Хочу, при этом, оговориться, что эта система вряд ли позволить на 100 % исключить вероятность совершения хищений сотрудниками гипермаркетов и торговых центров. Способы совершения хищений персоналом постоянно совершенствуются. Поэтому, мы поговорим и об иных направлениях контроля, направленного на исключение возможности совершения хищений, которые невозможно предотвратить одной лишь организацией внутриобъектового режима.

Хотелось бы начать с того, что организация внутриобъектового режима в розничных структурных подразделениях Копании розничной торговли (гипермаркетах, супермаркетах, торговых центров и т.д.) начинается с разработки регламентирующего нормативного акта Компании (Стандарта или Регламента), который бы устанавливал общие положения его организации. Унифицированной формы такого акта нет, поскольку руководство каждой Компании само определяет основные принципы, пределы, степень обеспечения и иные вопросы индивидуального характера построения системы обеспечения пропускного и внутриобъектового режима. По этому положения настоящей статьи носят рекомендательный характер и могут использоваться руководителями, с учетом специфики каждой Компании.

Подобный локальный регламентирующий акт предназначен для унификации и стандартизации основных требований внутриобъектового режима и организации доступа сотрудников и посетителей в розничные структурные подразделения Компании. Предполагается, что область применения такого Стандарта включает в себя обязанность выполнения его требований всеми сотрудниками Компании, а так же должна распространяться на представителей юридических лиц, ведущих работы или арендующих помещения на территории розничных структурных подразделений Компании, и физических лиц – посетителей.

Следующим шагом должна стать разработка в каждом розничном структурном подразделении Компании на основе Стандарта локальной Инструкции «О внутриобъектовом режиме» соответствующего розничного подразделения, утверждаемой Директором этого подразделения. Все сотрудники розничного структурного подразделения должны быть ознакомлены с «Инструкцией о внутриобъектовом режиме» под роспись. Инструкция призвана детализировать положения Стандарта, применительно к конкретному торговому объекту, с учетом специфики его формата, режима работы, структуры подразделения охраны, инженерно-строительных и иных особенностей. При этом, требования «Инструкций о внутриобъектовом режиме» розничных структурных подразделений Компании не должны противоречить положениям Стандарта.

В контексте рассмотрения настоящего вопроса предполагается использование следующих терминов:
Охраняемые объекты – помещения Компании, подлежащие защите от противоправных посягательств;
Пропускной режим – порядок, обеспечиваемый совокупностью мероприятий и правил, исключающий возможность бесконтрольного входа (выхода) персонала и посетителей в помещения Компании и вынос ее имущества;
Доступ – проход в помещения Компании;
Внутриобъектовый режим – порядок, обеспечиваемый совокупностью мероприятий и правил, выполняемых лицами, находящимися на охраняемых объектах, в соответствии с требованиями внутреннего трудового распорядка и пожарной безопасности;
Сотрудники – работники Компании;
Посетители – сторонние лица, получившие на законных основаниях допуск на охраняемый объект;
 Допуск – разрешение доступа в помещения на проведение определенного вида работ или получения определенных документов и сведений;
Нарушитель – лицо, совершившее или пытающееся совершить несанкционированное действие, а так же лицо, оказывающее ему в этом содействие.

Попробуем сформулировать общие положения, касающиеся организации пропускного и внутриобъектового режима торгового предприятия.

Пропускной режим на объектах Компании устанавливается в целях:
- исключения актов хищений собственности Компании;
- исключения актов вандализма со стороны недобросовестных посетителей;
- исключения возможности несанкционированного доступа персонала и посетителей в помещения Компании;

 Внутриобъектовый режим устанавливается в целях:
- соблюдения сотрудниками и посетителями правил внутреннего трудового распорядка и пожарной безопасности;
 - установления порядка допуска сотрудников в служебные помещения Компании;
 - исключения возможности бесконтрольного передвижения посетителей по территории Компании.

Надежность пропускного и внутриобъектового режимов достигается:
- осуществлением постоянного контроля над прибытием-убытием и перемещением сотрудников в течение рабочей смены;
- осуществлением охраны помещений Компании силами сотрудников подразделений службы безопасности или сотрудников ЧОП;
- осуществлением контроля над состоянием технических средств охраны;
- фиксацией контрольных мероприятий по обеспечению пропускного и внутриобъектового режима в журналах учетной документации;
- применением единой системы, обеспечивающей предотвращение несанкционированного доступа в помещения, видеонаблюдение, сбора и обработки информации об опозданиях сотрудников на работу, достоверным отображением и объективным документированием событий.

Организация пропускного и внутриобъектового режимов в розничных структурных подразделениях Компании осуществляется директорами и руководителями службы безопасности соответствующих подразделений.

Вниманию читателей предлагаются следующие рекомендации по осуществлению порядка допуска (прохода) сотрудников на территорию торгового предприятия.

1. Прибытие сотрудников осуществляется не менее чем за 15 минут до начала рабочей смены, в соответствии с графиком, утвержденным руководителем структурного подразделения, через служебный либо центральный вход в гипермаркет.

2. По прибытии в гипермаркет сотрудник отмечается в журнале прибытия – убытия сотрудников, находящемся у сотрудника службы безопасности (администратора торгового зала, котроллера, сотрудника ЧОП), либо фиксирует свое прибытие посредством технических средств обеспечения контроля и управления доступом. В журнале сотрудником самостоятельно делается отметка с указанием персональных данных сотрудника (должность, ФИО), времени его прибытия, подтверждаемая личной подписью прибывшего сотрудника. В случае прибытия на рабочее место позже времени, установленного графиком, отметку о его прибытии делает сотрудник службы безопасности, с обязательным последующим докладом об этом руководителю службы безопасности. Сотрудники, прибывающие в гипермаркет после его открытия (почасовики, работники с «плавающим» графиком и т.д.) так же делают отметку в журнале о фактическом времени их прибытия на рабочее место.

3. Пронос в гипермаркет личных вещей, в том числе, продуктов питания, предметов личной гигиены и т.д. осуществляется в объемах, необходимых для обеспечения профессиональной деятельности сотрудника в течение текущей рабочей смены. Прибыв в гипермаркет, сотрудник обязан предъявить сотруднику службы безопасности все имеющиеся при себе предметы, в том числе продукты питания и предметы личной гигиены, средства связи, имеющиеся в ассортименте гипермаркета. Сотрудник службы безопасности маркирует все предметы стикером с печатью «контроль на выходе», росписью на печати старшего смены и текущей датой. Отсутствие возможности оборудования проносимых предметов контрольной печатью (продуктов питания без упаковочной тары и обертки, за исключением хлеба) может являться причиной для отказа в разрешении на их пронос на территорию гипермаркета.

4. Выход за периметр гипермаркета во время рабочей смены сотрудникам гипермаркета категорически запрещен, за исключением сотрудников, осуществляющих работы за пределами гипермаркета или покидающими гипермаркет по прямому распоряжению руководства, согласованному с руководителем службы безопасности (в его отсутствие, - старшим смены). При этом факт согласования выхода за периметр гипермаркета должен быть зафиксирован в письменной форме. Предпочтительно, чтобы была разработана унифицированная форма бланка «Разрешения», распечатанная на бумажных носителях. Покидание территории гипермаркета во время рабочей смены для решения личных вопросов, допускается в исключительных случаях на основании заявления на имя директора гипермаркета о предоставлении административных часов.

Говоря о выходе сотрудника за периметр гипермаркета, следует определиться, что понимать под периметром, за пределы которого сотрудникам запрещен выход. Считаю, что если в гипермаркете противокражная система установлена непосредственно в кассовых проходах, а не на выходе с зоны кассовых терминалов, то периметром и следует считать кассовую линейку, разрешив выход за ее пределы только сотрудникам, осуществляющим свои должностные обязанности в прикассовой зоне (сотрудники СБ, менеджеры прикассовой зоны, старшие кассиры и т.д.). Даже кратковременное убытие сотрудника с территории гипермаркета осуществляется с соблюдением нижеследующих требований по порядку убытия сотрудника по окончании рабочей смены.

5. Пожалуй, один из ключевых моментов обеспечения пропускного режима в плане профилактики и выявления хищений сотрудниками гипермаркета, - это тщательность проверки сотрудников, покидающих гипермаркет, после окончания рабочей смены. Предполагается, что после окончания рабочей смены, покидая гипермаркет, сотрудники обязаны предъявлять сотруднику службы безопасности ручную кладь, содержимое карманов и иных элементов одежды для осмотра. Для минимизации негатива, который может быть связан с этой процедурой, рекомендуется, чтобы проверку эту осуществляли сотрудники СБ одного пола с проверяемыми.

Степень лояльности, которую демонстрирует сотрудник, при добровольном предъявлении к осмотру всех, находящихся при нем предметов, и может свидетельствовать о «добросовестности» или «не добросовестности» сотрудника. Об этом могут свидетельствовать и иные обстоятельства, позволяющие предположить «недобросовестность» сотрудника, - поведение, неадекватная реакция на просьбу сотрудника службы безопасности, попытки избежать осмотра путем покидания рабочей смены не через служебный вход и т.д. В любом случае необходимо предпринять все меры, для того, чтобы каждый сотрудник был проверен максимально тщательно. При наличии оснований, сотрудник службы безопасности принимает меры к осуществлению личного досмотра сотрудника. Здесь идет речь именно о «принятии мер к осуществлению личного досмотра», поскольку известно, что прав осуществлять личный досмотр, у сотрудников службы безопасности нет. По этому единственная мера, которую может принять сотрудник СБ, это вызвать сотрудников милиции.

В случае обнаружения у сотрудника товаров, имеющихся в ассортименте гипермаркета, без кассового чека, контрольных печатей с указанием текущей даты, руководителем службы безопасности гипермаркета (старшим смены) проводится тщательная проверка, вплоть до проведения служебного расследования с целью установления законности приобретения обнаруженного товара.

Порядок осуществления доступа посетителей в административно-бытовые и служебные помещения торгового предприятия может включать в себя следующие элементы:

1. Контроль над посетителями, прибывшими к должностным лицам розничного структурного подразделения Компании и представителями контролирующих органов, возлагается сотрудников службы безопасности;

2. По прибытии к должностным лицам розничного структурного подразделения Компании посетителей, сотрудник службы безопасности уведомляет об этом старшего смены, который, в свою очередь, ставит об этом в известность соответствующее должностное лицо, к которому прибыл посетитель;

3. Прибывшему посетителю, в случае отсутствия у него именного беджа организации, представителем которой он является, старший смены, либо иной уполномоченный сотрудник выдает бедж с указанием персональных данных посетителя (достаточно имени и отчества) и наименованием организации, представителем которой он является, а так же текущей датой;

4. Проход посетителя в административно-бытовые помещения РСП Компании допускается только в сопровождении соответствующего должностного лица, к которому прибыл посетитель, либо в сопровождении старшего смены (назначенного им сотрудника службы безопасности).

5. Нахождение лица, не являющегося сотрудником Компании, в административно-бытовых и служебных помещениях, в том числе на дебаркадере, розничного структурного подразделения Компании без беджа и без сопровождения должностного лица, являющегося сотрудником Компании не допускается. При обнаружении таких лиц, должностные лица гипермаркета обязаны предпринять меры к доведению информации об этом до сотрудников службы безопасности или руководства гипермаркета.

При организации внутриобъектового режима торгового предприятия, я бы рекомендовал включить в Стандарт следующие положения:

1. Ответственным за соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, установленного режима функционирования, порядка содержания служебных помещений и мер противопожарной безопасности на объекте является руководитель службы безопасности розничного структурного подразделения Компании.

2. В течение рабочей смены сотрудник обязан быть одетым в установленную форму одежды с именным беджем, укрепленным на левой стороне груди.

3. Приобретение продуктов питания и личной гигиены в течение рабочей смены сотрудниками допускается в период времени с 8:00 до 9:00 для употребления в пищу и использования в гигиенических целях во время рабочей смены. Приобретение в течение рабочей смены товаров для использования вне рабочей смены недопустимо. Товары, приобретенные во время рабочей смены, за исключением сахара, чая и воды, оставлять на территории гипермаркета после окончания рабочей смены (в раздевалке, столовой и т.д.) запрещается. Так же запрещено подготавливать товары заранее для последующего приобретения в качестве покупателей и оставлять их в торговом зале или иных помещениях гипермаркета. Приобретение и отпуск товаров вне установленного времени должно расценивается, как нарушение требований Инструкции о внутриобъектовом режиме. В исключительных случаях допускается приобретение предметов личной гигиены вне установленного времени по ходатайству непосредственного руководителя и согласованию со старшим смены.

4. Кассирам категорически запрещается отпускать сотрудникам, находящимся на рабочей смене, спиртосодержащие напитки.

5. После приобретения товаров в течение рабочей смены, сотрудник должен немедленно обратиться к сотруднику службы безопасности, который маркирует приобретенные товары контрольной печатью, с указанием текущей даты. При этом кассовый чек на данный товар должен быть сохранен до окончания рабочей смены и предъявлен при выходе из гипермаркета вместе с товаром.

6. Сотрудникам гипермаркета запрещено курение вне специально отведенного для этого места, - помещения для курения.

7. Нахождение сотрудника в помещении для курения, комнате прима пищи, туалете допускается только при наличии специального жетона, выдаваемого сотруднику непосредственным руководителем на время регламентированного перерыва сотрудника в соответствии с графиком.

8. График регламентированных перерывов, продолжительность которых определяется руководителем розничного структурного подразделения и нормативно закрепляется в Инструкции «О внутриобъектовом режиме», составляется непосредственными руководителями сотрудника с учетом следующего регламента: утренний прием пищи с 9:30; обед с 11:30, вечерний прием пищи с 15:30. Перерыв в санитарно-гигиенических целях и для посещения комнаты для курения – не более 3-х раз продолжительностью не более 10-ти минут, не включая посещений санузла и комнаты для курения во время перерывов с целью приема пищи.
В случае продления рабочего дня более 12-ти часов, допускаются дополнительные перерывы с целью приема пищи, посещения санузла и комнаты для курения продолжительностью не более 10-ти минут не чаще одного перерыва в два часа. При этом, первый дополнительный перерыв должен быть не ранее 12-ти часов с начала рабочей смены в соответствии с ежемесячным графиком, утвержденным директором гипермаркета. При составлении графиков приема пищи руководители должны учитывать интенсивность покупательского потока. Старший кассир обязан составить график вечернего приема пищи кассиров таким образом, чтобы время их регламентированных перерывов не совпадало со временем проведения внутренней инкассации.

9. Выход сотрудников за периметр гипермаркета из торгового зала через пост администраторов торгового «вход в торговый зал» категорически запрещен.

10. Сотрудник службы безопасности, несущий дежурство на посту «дебаркадер», обязан проверять наличие кассовых чеков и контрольных печатей на товарах у сотрудников, следующих через дебаркадер в комнату приема пищи и наличие специальных жетонов, выдаваемых сотрудникам непосредственными руководителями на время регламентированного перерыва.

11. Кроме вышеизложенных положений, сотрудникам гипермаркета запрещается:
- проводить без разрешения руководства на территории гипермаркета фото-, кино-, видеосъемку;
-пользоваться, в течение смены, неисправными или самодельными электронагревательными и иными электроприборами;
- загромождать территорию, основные и запасные входы (выходы), лестничные площадки гипермаркета материалами и предметами, которые создают помехи для системы видеонаблюдения, затрудняют эвакуацию людей, материальных ценностей, препятствуют ликвидации очагов возгорания;
- совершать действия, нарушающие установленные режимы функционирования технических средств охраны и пожарной сигнализации гипермаркета;
 - заходить в не рабочее время в служебные помещения гипермаркета, на дебаркадер, в административно - бытовые помещения.

При необходимости посещения сотрудником служебных помещений гипермаркета в нерабочее время для решения личных вопросов (получения заработной платы, написание заявлений, получение справок и т.п.) на сотрудника распространяются требования, предъявляемые к порядку допуска в служебные помещения гипермаркета посетителей;
- находиться в рабочее время в служебных помещениях гипермаркета, в которых данный сотрудник непосредственные служебные обязанности не выполняет;
- разговаривать с посетителями гипермаркета и между собой на темы, не связанные с обеспечением торгового процесса, обслуживанием покупателей;
- пользоваться мобильными телефонами, за исключением времени регламентированных перерывов;
 - употреблять, на территории гипермаркета, пищу вне комнаты приема пищи (в том числе, жевательную резинку, леденцы и т.п.) и вне времени регламентированного перерыва;
- пользоваться мультимедийными устройствами (в том числе музыкальными и видео плеерами, игровыми приставками и т.п.) в развлекательных целях; - совершать, течение смены, иные действия, не связанные с выполнением непосредственных должностных обязанностей.

12. Сотрудники службы безопасности, иные должностные лица гипермаркета, при выявлении фактов нарушений требований Инструкции «о внутриобъектовом режиме», обязаны немедленно принимать меры к их пресечению. Кроме того, сотрудники службы безопасности обо всех нарушениях требований внутриобъектового режима немедленно докладывают старшему смены, который, в свою очередь, фиксирует все нарушения в учетной документации. Обо всех фактах нарушений внутриобъектового режима руководитель службы безопасности ежедневно докладывает служебной запиской директору гипермаркета, принимая неотложные меры к их пресечению, анализируя причины и условия, способствующие допущению подобных фактов и внося рекомендации по их устранению. По фактам обнаружения у сотрудников гипермаркета неоплаченного товара должна проводиться проверка, а при необходимости, - служебное расследование, заключение которого является основанием для привлечения виновного лица к дисциплинарной или административной ответственности, вплоть, до последующего увольнения по основаниям, предусмотренным трудовым законодательством РФ.

Возможно, кому-то рекомендованные выше элементы построения внутриобъектового и пропускного режима на предприятии розничной торговли покажутся излишне суровыми. Однако практика все-таки показывает, что добиться его обеспечения вполне реально, реальны и его позитивные результаты в плане профилактики воровства собственными работниками. Персонал же все указанные меры воспринимает вполне адекватно, особенно если применять их не «вдруг», а непосредственно с момента запуска нового объекта и набора персонала.

 Как было отмечено в начале статьи, организация внутриобъектового режима в соответствии с предложенными рекомендациями, позволит минимизировать возможности совершения хищений сотрудниками розничных торговых предприятий, но, панацей, к сожалению, не является. Посредством организации и последующего контроля пропускного и внутриобъектового режима, на мой взгляд, можно добиться:

а) минимизации, а при достаточно высоком уровне контроля, и исключения краж персоналом в виде непосредственного выноса неоплаченного товара в ручной клади, одежде и т.д.;

б) исключения употребления неоплаченного товара в процессе работы;

в) высокой степени организации трудового процесса, и как следствие, - повышения эффективности труда сотрудников и эффективности использования рабочего времени;

 г) как ни странно это может прозвучать, - снижения текучести кадров. Сотрудники, выполняющие свои должностные обязанности в условиях постоянной подконтрольности, воспринимают это как должное. Следствием же этого является снижение количества дисциплинарных нарушений, нарушений правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Соответственно снижается и количество увольнений, что ведет, в конечном итоге к стабильности кадрового состава и снижению текучести кадров;

д) снижения внутренних потерь торгового предприятия от нарушений и ошибок в учетах товародвижения, - как опять же следствие постоянной подконтрольности линейного персонала и эффективной организации трудового процесса.

Я хотел в рамках настоящей статьи рассмотреть и потенциальные возможности, которые остаются у персонала для совершения хищений даже в условиях налаженного внутриобъектового режима. Но думаю можно ограничиться лишь кратким их декларированием, поскольку каждый из них может быть предметом отдельного рассмотрения. На мой взгляд, таковыми потенциальными возможностями, требующими дополнительных предупреждающих мер являются:

• - хищения персоналом в сговоре с сотрудниками охраны (очень разноплановая тема, поскольку разняться и способы и категории персонала и «слабые» зоны контроля и т.д.);

• - хищения кассирами в сговоре с покупателями;

• - хищения кассирами в сговоре с сотрудниками торгового зала;

• - хищения менеджерами грузовой зоны (менеджерами по приему товара, операторами погрузочно-разгрузочных работ, менеджерами по дебаркадеру и т.д.) в сговоре с представителями поставщиков;

• - хищения, посредством использования «слабых» мест в инженерно-технической укрепленность объекта;

• - хищения путем припрятывания и последующего выноса товара в мусоре;

• - хищения непосредственно сотрудниками охраны (к сожалению, встречается и такое);

• - получение «откатов» за завышенные заказы от поставщиков менеджерами среднего и руководящего звена. Специфичный способ корпоративного мошенничества, который может причинить значительные убытки торговому предприятию;

• - хищения посредством махинаций с учетной документацией, например в подразделениях «собственного производства» в сфере учета и обращения сырья.

Наверное, можно продолжить перечисление, я постарался указать лишь наиболее распространенные из них. Для минимизации данных возможностей требуются дополнительные меры контроля, выходящие за рамки вопроса обеспечения пропускного и внутриобъектового режима, и соответственно, являющиеся предметом отдельного разговора.

Виктор Белов